Office Manager & Executive Assistant
Lokalizacja: Warszawa
Tryb pracy: Stacjonarna
Rodzaj zatrudnienia: Umowa o pracę, B2B
Wymiar etatu: Pełny etat
Wynagrodzenie miesięczne: 8 000 – 12 000 PLN brutto
O naszym Kliencie
Dla naszego Klienta – stabilnego i dynamicznie rozwijającego się importera oraz dystrybutora surowców B2B dla sektora spożywczego, suplementów diety i petfood – poszukujemy zorganizowanej, samodzielnej osoby na stanowisko Office Manager & Executive Assistant.
W związku z ciągłym rozwojem skali działalności oraz potrzebą wzmocnienia bieżącego zaplecza organizacyjnego, poszukujemy osoby, która przejmie całościową opiekę nad sprawnym funkcjonowaniem biura oraz zapewni codzienne, partnerskie wsparcie Zarządu. Jest to kameralna, zwinna organizacja oparta na wzajemnym zaufaniu, prostej komunikacji oraz nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych wspierających procesy biznesowe.
Dlaczego warto aplikować?
Realny wpływ i sprawczość: Samodzielna rola, w której masz przestrzeń do układania procesów administracyjnych, wdrażania własnych usprawnień i dbania o ład organizacyjny.
Płaska struktura i bezpośredni dialog: Codzienna współpraca z kadrą zarządzającą pozwala na szybkie podejmowanie decyzji bez zbędnych barier i sztucznej korporacyjnej biurokracji.
Kameralny, zgrany zespół: Praca w gronie, gdzie docenia się inicjatywę, partnerskie podejście oraz dobrą atmosferę.
Nowoczesne środowisko: Firma aktywnie korzysta z narzędzi cyfrowych oraz automatyzacji, które odciążają z żmudnych, powtarzalnych czynności z danymi.
Przewidywalność i bezpieczeństwo: Stabilna branża, stałe ramy godzinowe (8:00–16:00) oraz jasne zasady współpracy.
Zakres obowiązków:
Koordynacja funkcjonowania biura: kompleksowa dbałość o infrastrukturę, bieżące zaopatrzenie, sprzęt oraz sprawny kontakt z zarządcą budynku, serwisami technicznymi i dostawcami.
Wsparcie organizacyjne Zarządu: zarządzanie kalendarzami spotkań, logistyka podróży służbowych oraz pilnowanie terminów i bieżący follow-up kluczowych ustaleń.
Nadzór nad flotą i majątkiem spółki: opieka nad samochodami służbowymi, leasingami, ubezpieczeniami oraz ewidencją sprzętu biurowego i IT.
Rejestry i obieg dokumentów: prowadzenie rejestru umów, polis ubezpieczeniowych oraz koordynacja prawidłowego przepływu korespondencji i dokumentów kosztowych.
Współpraca z partnerami zewnętrznymi: bieżący kontakt z zewnętrznym biurem rachunkowym, kadrami, kancelarią prawną i dostawcami usług.
Sprawy organizacyjne: wsparcie logistyczne przy wdrażaniu nowych pracowników oraz okazjonalnej organizacji spotkań firmowych.
Wymagania:
Doświadczenie: Min. 3 lata doświadczenia na stanowisku Office Managera, Executive Assistanta, Koordynatora Biura lub w samodzielnej administracji (mile widziana praktyka w sektorze MŚP lub firmach prywatnych).
Dowożenie tematów „od A do Z”: Wysoki poziom samodzielności, inicjatywa w rozwiązywaniu bieżących spraw i odpowiedzialność za doprowadzanie zadań do końca.
Dobra organizacja i priorytetyzacja: Umiejętność pracy nad kilkoma wątkami równolegle, dbałość o terminy oraz naturalna dyskrecja przy pracy z informacjami poufnymi.
Sprawność narzędziowa: Praktyczna znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) oraz otwartość na wykorzystywanie nowoczesnych narzędzi usprawniających codzienną pracę.
Komunikacja i język: Wysoka kultura osobista oraz znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym sprawną korespondencję organizacyjną i dokonywanie rezerwacji (min. B1).
Aplikuj
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
1. Administratorem Twoich danych osobowych jest PURE VALUE sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
2. Twoje dane osobowe podane w formularzu i CV przetwarzamy na podstawie Twojej dobrowolnej zgody, w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikujesz. Jeśli wyrazisz dodatkową, dobrowolną zgodę, będziemy je przetwarzać również na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. Będziemy je przechowywać do momentu wycofania przez Ciebie zgody.
3. Pamiętaj, że masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, a także wycofania zgody w dowolnym momencie.
4. Wszystkie szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych, w tym pełen katalog Twoich praw, znajdziesz w naszej Polityce Prywatności
5. W sprawach związanych z ochroną danych możesz skontaktować się z nami pod adresem: rodo@purevalue.pl